Делопроизводство в организации с чего начать

Поручили работу с кадрами

Если же все или хотя бы некоторые из перечисленных нами документов в организации есть, вам следует провести их оценку на предмет соответствия трудовому законодательству и требованиям кадрового делопроизводства. Какие могут быть ошибки и как их правильно исправить, читайте в наших рубриках «ЧТО НАПИСАНО ПЕРОМ. или как оформить идеальный документ» и «ОШИБСЯ? ПОМОЖЕМ ИСПРАВИТЬ».

Документ 2. Приказ о приеме на работу. Он издается на основании трудового договора и должен соответствовать его условиям. Приказ о приеме на работу имеет унифицированную форму (форма № Т-1 и № Т-1а) (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)
  • справочная база «Пакет Кадровика» на CD-диске (более 3000 образцов документов, более 1500 консультаций и статей, 140 пошаговых процедур кадровых операций, 200 образцов записей в трудовые книжки и др.)

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Интересное:  Образец распоряжения об отзыве работника из отпуска

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

С чего начать проверку делопроизводства в компании

Далее необходимо разработать инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел. Для данной процедуры также требуется привлечь сотрудников всех структурных подразделений, несущих ответственность за делопроизводство. В первую очередь это необходимо для того, чтобы в дальнейшем номенклатура дел в структурных подразделениях заполнялась в строгом соответствии с инструкцией. Вряд ли у вас получится с первого раза разработать полноценную инструкцию по делопроизводству, поэтому для начала следует создать временную, в которую со временем будут внесены изменения и дополнения. Эти дополнения в дальнейшем станут подспорьем в создании полноценной инструкции.

Для начала следует издать приказ организации о назначении работников (создании группы), в обязанности которых будет входить организация работы с документами в структурных подразделениях. Это необходимо для того, чтобы в каждом подразделении был сотрудник, который будет заниматься вопросами оформления документов всего отдела. Несмотря на то, что ответственность за организацию работы с деловыми бумагами несет руководитель структурного подразделения, сам он не может осуществлять делопроизводство, поэтому целесообразно назначить другого работника.

С чего начать кадровый учет на предприятии (нюансы)

Организация кадрового делопроизводства в обособленном подразделении предприятия может осложняться тем, что это подразделение, с одной стороны, не обладает юридической самостоятельностью, а с другой — находится зачастую в удаленном от головной организации населенном пункте. Законодательство не предусматривает отдельных норм и требований к кадровому делопроизводству в обособленных подразделениях, поэтому каждый работодатель сам определяет, каким образом организовать работу в таком случае. Как правило, используется одна из перечисленных ниже схем:

  • Разработка и утверждение стандартных форм первичной учетной документации. Несмотря на то что требования постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 по этому вопросу не являются обязательными, рекомендуется следовать нормам этого документа.
  • Утверждение типовых форм прочих кадровых документов, не относящихся к документам первичного учета.
  • Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг. Помимо журнала медосмотра в 2016 г. обязательны для ведения в кадровом делопроизводстве книги:
    • регистрации приказов;
    • регистрации трудовых договоров;
    • учета трудовых книжек;

    Организация работы ведомственного архива

    • постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
    • по личному составу,
    • временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
    • временного хранения ( 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку). Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.

    Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.

    Организация делопроизводства предприятия

    Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:

    Порядок внесения изменений и дополнений зависит от вида ОПД. В Устав они вносятся по мере возникновения в соответствии с установленной законом процедурой, то есть по решению высшего органа его управления с обязательным информированием структуры, осуществляющей государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

    Делопроизводство с чего начать

    Когда у нас в России говорят, что украинцы — те же не знают никакой другой родины, кроме независимой Украины. Все, кто сегодня на Украине младше 30 лет, пошли в первый класс уже самостийных школ. Но если раньше русские школы на Украине были обычным явлением и люди учились на родном языке, сохраняя причастность к русскому миру, то сейчас пугающе растёт количество школ украинских: на востоке они лишь недавно начали составлять большинство, но в центре страны их сейчас в среднем под 70%.

    Декрет закончился. Пришлось уволиться, т.к. после того как я ушла в декрет, мы переехали в др. город. Пару месяцев назад начала я по-тихоньку на сайтах подыскивать себе работу. И сделала вывод: не там я училась, надо было учиться на медика или педика, они всегда себе работу найдут.

    Организуем проверку ведения делопроизводства в структурных подразделениях

    Итак, 7 дней с момента «предупреждения» истекло, руководители подразделений или назначенные ими ответственные лица ознакомились с планом аудита (возможно, кое-что уже успели исправить, но от этого вам будет только легче), и руководитель службы ДОУ (члены комиссии) ­приступает к непосредственной проверке.

    Важно предусмотреть возможность совместного редактирования такой таблицы. Силами технических специалистов целесообразно так настроить работу в данном файле, чтобы руководители и ответственные лица подразделений имели постоянный доступ к нему и обладали правами редактирования в рамках своей компетенции. Тогда, во-первых, вы будете видеть ход развития ситуации, а во-вторых, вам не нужно будет самостоятельно отслеживать ее, достаточно будет провести ­заключительный контроль, иногда поторапливая отдельных «ленивцев».

    Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации

    Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя. Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).

    Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями. Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем: 1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;