Нужно ли в авансовом отчете ставить печать

Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Виды документов для авансового отчета

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Подписываем документ: что, где и — как

В типовой накладной как при продаже, так и при покупке ТМЦ подпись руководителя не нужна — в ней расписываются материально-ответственные лица. Но если ваш директор все же подписывал эту первичку, то перед отпуском ему достаточно издать приказ о назначении лиц, ответственных за отгрузку и прием товар а п. 6 ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 14 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Интересное:  Подарить квартиру родственнику 2019 в мфц

Главный бухгалтер уволился, и его функции исполняет штатный бухгалтер, но без права подписи. Брать нового главбуха организация не планирует. Можно ли, имея в штатном расписании единицу главного бухгалтера, возложить руководство бухгалтерией на генерального директора? И как это правильно сделать?

Форма АО-1

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника – отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет – как правильно оформить. Образец расходного кассового ордера формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете – строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Заполняем авансовый отчет

Бывает, что работник прикладывает к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую ему выдал продавец. Этот документ может быть использован для подтверждения расходов наравне с кассовым чеком и бланком строгой отчетности. Такой вывод подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КА-А40/12227-05).

Когда сотруднику требуются деньги для выполнения задания, он пишет заявление на имя руководителя в произвольной форме. В заявлении указывает нужную сумму и цель получения денег. Если руководитель не против, он собственноручно делает на полученном заявлении надпись о сумме денег и о сроке, на который выдаются наличные. Затем ставит подпись и дату (п. 4.4 положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П; далее – Положение).

Интересное:  Замена документов при смене фамилии через госуслуги

Расписка в авансовом отчете: отрывать или не отрывать

По завершении командировки или по окончании выполнения задания на закупку ценностей за счет средств, выданных под отчет, работнику необходимо оформить и предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — отчет). Напомним, что с 04.02.2014 г. отчет следует составлять по новой форме, утвержденной приказом Миндоходов Украины от 24.12.2013 г. № 845*. * Отчет в форматах .doc и .pdf можно найти на нашем сайте (www.nibu.factor.ua) в подразделе «Файлы для загрузки» раздела «Справочная». Как в старой, так и в новой форме отчета содержится поле «Розписка». Это поле заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому подотчетное лицо сдает отчет (как правило, это делает бухгалтер).

Отчитываясь о выданных под отчет суммах, работники предприятия подают отчет об использовании подотчетных средств. Форма отчета имеет справа часть «Розписка», которая всегда заполняется бухгалтером предприятия. Нужно ли отрывать эту часть и вручать отчитавшемуся работнику? Какие штрафные санкции ожидают предприятие, если «Розписка» не отрывалась и не вручалась отчитавшимся работникам? Могут ли в отчете дата подписи подотчетного лица, дата проверки отчета бухгалтером и дата утверждения отчета руководителем не совпадать?

А подотчетных суммах

Работник направлен в командировку в г. Киев (Украина). Выдача аванса работнику произведена в рублях. Обмен рублей на валюту Украины (гривны) работник осуществил по прибытии. Работник пробыл в командировке 10 дней, при этом расходы на проживание составили 6000 гривен.

12. Работник осуществлял расходы в одном регионе, а ИНН юрлица, выдавшего чек, соответствует другому региону. Один из реквизитов, на который бухгалтеру стоит обратить внимание, — ИНН юрлица, указанного в чеке. Его первые четыре цифры с большой долей вероятности (если компания-продавец не переезжала в другую область или край) укажет код ИФНС и регион, где находится эта заправка. Адрес ИФНС по коду можно узнать с помощью сервиса ФНС на сайте www.nalog.ru во вкладке «Адрес и платежные реквизиты Вашей инспекции».

Интересное:  Право на единовременную выплату пенсионерам из накопительной части пенсии

Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

  • Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2019 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2019 (указание Банка России от 19.06.2019 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
  • Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.
  • Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
  • Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Авансовый отчет

Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.

Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.