Документооборот В Юридической Службе

Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Документооборот В Юридической Службе. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

1. Думаю, что положение о создании и функционировании вашего отдела, а также должностные инструкции сотрудников уже составлены отделом кадров, если же нет – займитесь этим сами. Чем прозрачнее и четче будет описан процесс вашей работы, тем быстрее и слаженнее она будет идти.

Так же и договоры – их обычно вносят в 1 С. Необходимо указывать входящий номер, если подписан входящий договор, через дробь или в скобках; если договор в редакции вашей компании, то нужно указать присвоенный вами номер в книге учета.

Локальные акты

3. Положение о договорной работе – основополагающий, необходимый свод правил, описывающий бизнес-процессы, происходящие от момента переговоров по заключению договора с контрагентом до порядка сдачи его в архив. Данное положение должно:

Например, в настоящий момент на рассмотрении в Государственной Думе РФ находится законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», разработанный по распоряжению Правительства России Минюстом совместно с Минкомсвязью и Минэкономразвития. Целью документа является совершенствование правового регулирования применения электронного документа в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве, а также на обеспечение возможности использования электронных документов в качестве доказательств в суде. Законопроектом предлагается внести изменения в Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс. Положения данного законопроекта предполагают возможность применения электронных документов нотариусами и участниками уголовного судопроизводства. Естественно, что реализация законопроекта повлечет за собой необходимость модернизации программного обеспечения, техники и так далее. Планируется, что закон будет установлен с 1 января 2022 г.

Возможность автоматизации

Здесь юрист может помочь клиенту, предоставив ему в аренду портативный сканер. Клиент затем сканирует документы в офисе или дома и отправляет их юристу по электронной почте. Юристы и их помощники также могут сами сканировать документацию во время встреч с клиентами, причем выполнять эту операцию как в своих офисах, так и у клиента.

Краткий вывод

Вслед за этим объявлением британское Министерство юстиции издало в октябре 2013 года документ под названием «Раскрытие электронных документов». [2] Его основополагающий принцип гласит, что «для эффективного и рационального управления документацией необходимо использование технологий», и что «в целом необходимо предоставлять электронные документы в такой форме, которая позволит стороне, получающей документы, иметь доступ к данным документам, производить в них поиск, анализировать и демонстрировать их в той же степени, что и раскрывающая сторона».

Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»[1].

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2022 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, № 26, ст. 4034; 2022, № 52, ст. 8239).

Важный документ или «лишняя бумажка»?

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощникаруководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которыеиздают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом делеэто не совсем так.

• общим – касающимся основной деятельности компании,
• кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Номенклатура дел

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Положение о документообороте

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Юрист не может прогнозировать планы работы отделов продаж, маркетинга, но может наладить взаимодействие с разными подразделениями, чтобы их руководители и сотрудники тоже понимали правовые риски своих решений. В этом случае маркетологи напишут служебную записку, что они сами не справляются с поставленной задачей, или поменяют должность — здесь уже юрист подскажет выход.

Безусловно, ситуация будет другой, если ваш контрагент — монополист. Он является сильной стороной и навязывает компаниям свои условия. Это банки, страховые компании, такие структуры, как РЖД или Газпром. Но даже после заключения договора с ними у компании есть возможность обжаловать определенные пункты через суд, ссылаясь на то, что она — слабая сторона и условия соглашения были навязаны. При этом можно указать, что заключить договор с кем-либо еще невозможно, приложить заключение ФАС, что контрагент действительно единственный поставщик в этом регионе.

Что должна контролировать юридическая служба

Роль юриста — контролировать законность всех действий, решений, договоров, отчисления налогов. Обратная сторона процесса — когда обычный юрист говорит в ответ на поставленную клиентом/доверителем/работодателем задачу: «Это невозможно в соответствии с такими-то законами».

Косметическим изменениям подвергся реквизит »отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу 8 .

Описание работы

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Работа содержит 1 файл

Основными правилами организации документооборота являются: — оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; — максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); — порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей 13 .

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

1. Обеспечить защиту персональных данных

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или отдел кадров, вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:

Комментарий бухгалтера

Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.

Как разработать регламент

Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести.

За время своей профессиональной деятельности мне посчастливилось работать в крупных компаниях с разросшейся юридической службой. Я работала в команде и организовывала свою деятельность самостоятельно. Перед тем как уйти в свободное плавание, была единственным юристом в компании оптово-розничной торговли, и моя система работы, скорее всего, сформировалась именно там.

Порядок в документации — залог успеха

Как организовать правильное и эффективное делопроизводство в юридическом отделе (как правильно формировать, подшивать, отслеживать судебные дела, поручения прокуратуры и не упускать сроки судебных заседаний и т.п.)?

Вопрос

• Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2005 № 157).
• Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утв. приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36).
• Инструкция по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15.06.2007 № 76).

Похожие записи
• 
  Сколько в 1 га сколько соток земли
• 
  Заявление на увольнение с компенсацией отпуска образец
• 
  Льготы Ветерану Труда Ярославской Области В 2022 Году
• 
  Доплаты Пенсионерам Мвд Участникам Боевых