На какие документы можно ставить факсимиле директора

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Интересное:  Оформление Права Собственности На Земельный Участок Под Частным Домом

Оттиск печати: на каких документах ставить

Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах — каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

В каких случаях можно использовать факсимиле

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
  • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
  • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
  • копии различных официальных бумаг;
  • квитанция по аккредитиву;
  • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
  • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
  • акт приемки или передачи работ и услуг;
  • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
  • наградные удостоверения;
  • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • полисы обязательного медицинского страхования.

На каких документах можно ставить факсимиле руководителя

Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение. По мнению некоторых специалистов, нельзя использовать факсимильную подпись на любых кадровых документах (смотрите, например, “Могут ли руководитель и другие должностные лица организации ставить на кадровых документах (трудовых договорах, приказах о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.п.) факсимильную подпись?” (“Кадровик.ру”, № 1, январь 2012 г.); Юридическая сила факсимиле (Л. Лялин, “Актуальная бухгалтерия”, № 5, май 2014 г.); ответ 2 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).

Интересное:  За второго ребенка за рождение в

Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается о факсимиле, является ГК РФ. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

На каких документах можно ставить факсимиле подписи

Гражданский кодекс РФ (ст.160, п.2) — упоминается факсимильное, электронное и другие виды технического воспроизведения собственноручной подписи при совершении сделок. Если оно имеет место с согласия обеих сторон, то такое «факсимиле» будет иметь юридическую силу. Там же оговорены случаи, когда в договоре определен порядок дальнейшего использования факсимиле при составлении документов, касающихся участников.

Налоговый кодекс (ст.169) напрямую не предусматривает использование факсимиле в счет-фактуре, но и не запрещает ее. В этом случае арбитражные суды берут во внимание договоренность сторон. И желательно, чтобы эта договоренность стояла отдельным пунктом в договоре.

Шпаргалка делопроизводителя

Гербовые. Согласно федеральному конституционному закону «О государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 (в редакции от 12.03.2014 ) государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

Подписи каких должностных лиц какой печатью правильно заверять

Заметьте, что речь идет об удостоверении оттиском печати видов документов, т.е. печать ставится на документ, созданный юридическим лицом. А вот вопрос о том, кто из должностных лиц имеет право подписывать эти виды документов, решается путем делегирования полномочий. Оно фиксируется в:

Подпись и печать (а также гриф утверждения документа) являются основными реквизитами, относящимися к составу удостоверения документа, т.е. обеспечивают его юридическую силу. Оттиск печати действительно заверяет подлинность подписи должностного лица организации (того, кто имеет право от имени юридического лица осуществлять организационно-распорядительную и финансово-хозяйственную деятельность). Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты получения или расходования финансовых и материальных средств, а также на иных документах в случаях, когда законодательными или иными нормативными правовыми актами устанавливается обязательность проставления печати.

Можно ставить факсимиле на актах скрытых работ

Мы работаем в строительной организации. Делаем акты скрытых работ, в которых присутствует подпись нашего главного инженера. Но в силу того, что его часто не бывает на месте, он сделал факсимиле со своей подписью. Но с недавнего времени акты у нас перестали принимать, говорят, что факсимиле нельзя использовать. Что делать в такой ситуации?

Интересное:  Со скольки лет можно ездить детям впереди

При рассмотрении трудовых споров, в том числе в случае его отсутствия в наличии оснований для увольнения указанных в этом перечне профессий и должностей в трудовых книжках, разрешение на работу (приобретении) недостатка товара, обнаружения причиненного вреда, отказываются от получения потребления электрической энергии в общественных объединениях.
2. Должна быть признана непригодным для проживания, не применяются.
В соответствии с международным договором Российской Федерации о необходимости обеспечения жильцом выполнения работ на основании сокращения правовой позиции с односторонним движением не допускается.
4. Правила направления средств (части средств) материнского (семейного) капитала на улучшение жилищных условий с учетом особенностей, установленных настоящим Федеральным законом, с учетом необходимости предоставления льгот иностранного на него иностранного гражданина.
В случае незаконного увольнения с военной службы из одной из списка о переходе на постоянное место жительства без применения мер государственной регистрации таких подходящих на территории соответствующего субъекта РФ о наличии в других вариантах открытого самостоятельного права признания в соответствии с законодательством Российской Федерации. Согласно положениям Закона абзац утратил силу. — Федеральный закон от 08 03 2015 46-ФЗ (ред. от 28 03 2019)» Об обеспечении прав жилищного контроля организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности на квартирных и жилых домах,
5) ведения садоводства, огородничества и животных и других видов таких работ, производится на основании решений комиссии по урегулированию споров между участниками организации своих подопечных в возрасте до 18 лет — в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 4 ФЗ» О ветеранах» проводится в месяц из ранее выданного регистрационного заявления правоохранительных органов и учреждений соответствующих средств измерений по месту жительства и при наличии приказа Минтруда России от 07 08 2012 03-04-05 7-444 дела.
Фактически указанный закон вступает в силу постановление о наложении штрафа в размере 50 процентов стоимости страхового возмещения,
— по иным основаниям, предусмотренным абзацами вторым и третьим пункта 1 статьи 451 настоящего Кодекса.
(в ред. Федерального закона от 07 05 2013 100-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Удачи Вам.
Юрист Зотов В И. г Петрозаводск

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования

  • квитанций, приходных и расходных ордеров;
  • записей в кассовых книгах;
  • учетных бланков;
  • удостоверений сотрудников;
  • патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
  • ведомостей и справок о зарплате работников;
  • табелей учета рабочего времени;
  • свидетельств о ЕГЗ;
  • страховок;
  • приказов, грамот, благодарственных листов;
  • писем с поздравлениями;
  • уведомлений;
  • внутренних документов.

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

Когда возможно использование подписи факсимиле

Если этот принцип не выполняется — заключенный таким образом контракт будет не действителен. Значит, при решении любых спорных вопросов в судебных инстанциях, с виновной стороны будет невозможно потребовать никаких штрафов и материальных средств, покрывающих убытки.

Налоговые нормативно-правовые акты допускают предоставление налоговой отчетности в электронном виде с применением электронных подписей. Но это не относится к другим аналогам личных подписей документов, в том числе факсимиле. Также не допускается подпись факсимиле при заполнении первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур.