Сколько лет хранятся документы в архиве организации

Сколько лет должны «жить» документы в бухгалтерии

Подойти к уничтожению документов можно и проще. Скажем, использовать для этого уничтожитель бумаг. Кроме того, документы можно сжечь или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

Отчеты по налогам. Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.

Какой срок хранения документов в архиве организации

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2020 года, т. е. с 01.01.2020 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2020 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2020 по 31.03.2021.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2020 года, т. е. с 01.01.2020 по 31.12.2021.

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.

Интересное:  Что Такое Придомовая Территория Многоквартирного Дома По Жилищному Кодексу

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

  • штатные расписания – постоянно;
  • подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
  • подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
  • личное дело работника – 75 лет;
  • все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2020 году

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность
  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

  1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
  2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке ( статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
  3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
  4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
  5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
  6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
  7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
  8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
  9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.
Интересное:  Тариф На Холодную Воду В Москве С 1 Июля 2020 Года

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Сроки хранения документов в организации

  • 15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.

    Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

    Сроки хранения бухгалтерских документов

    Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности. В частности, для ООО в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ предусмотрен следующий список обязательной к постоянному хранению на предприятии документации:

    • первичная документация и регистры по всем направлениям учета – по учету основных фондов, материальных запасов, оплате труда, и т.д. Причем, к данной группе документов относятся формы, заполненные как на самом предприятии, так и полученные им от поставщиков (подрядчиков и прочих лиц);
    • отчетность. Эта группа документов включает в себя налоговые декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты по взносам во внебюджетные фонды. Сюда также относятся аудиторские заключения;
    • учетная политика и иные документы, которые содержат в себе сведения об организации и порядке ведения кадрового, бухгалтерского и иного учета на предприятии, включая средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронных подписей.
    Интересное:  Работа по договору найма плюсы и минусы

    Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

    Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

    Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2020 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

    СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ТАБЛИЦЕ

    Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

    Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).