Можно ли ставить факсимиле на кассовых документах
В каких случаях можно использовать факсимиле
Содержание
- 1 В каких случаях можно использовать факсимиле
- 2 Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
- 3 Нужно ли при оформлении приходного или расходного кассового ордера ставить на нем штамп — Оплачено — или — Получено
- 4 Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах
- 5 Вопрос: В организации очень большой объем кассовых документов, в частности приходных кассовых ордеров (ПКО)
- 6 Кассовые «можно» и — «нельзя»
- 7 Что собой представляет факсимильная подпись
- 8 Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования
- 9 В каких документах печати и штампы обязательны
- 10 Подпись и факсимиле
- законы, нормативные акты;
- налоговые декларации;
- трудовой договор;
- письменное уполномочивание, доверенность;
- вексельные документы;
- различные платежные документы;
- первичные учетные документы;
- счета-фактуры;
- конкурсные документы;
- различные заявления физических и юридических лиц.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
При заполнении трудовой книжки следует учитывать следующие моменты. Штамп организации должен обязательно стоять на титульной стороне книжки. Если у работника изменились анкетные данные – на внутренней стороне обложки. При увольнении запись об увольнении всегда должна сопровождаться синей печатью организации.
Общепринятый размер равен 38-42 мм. Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).
Нужно ли при оформлении приходного или расходного кассового ордера ставить на нем штамп — Оплачено — или — Получено
При выдаче денежных средств из кассы (получении наличных средств) организация оформляет расходные и приходные кассовые ордера. Нужно ли проставлять на них штампы «Оплачено» или «Получено»? Если да, то как правильно проставить такой штамп на приходном кассовом ордере – только на квитанции к ордеру или с «заездом» на сам ордер?
Отметим, что формы приходного и расходного кассового ордера (форма № КО-1 и форма № КО-2), утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, являются обязательными (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Согласно Указаниям по их заполнению печатью (штампом) главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица) заверяется только квитанция к ПКО. Проставление каких-либо печатей (штампов) на РКО Указаниями не предусмотрено.
Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах
Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту — это берет на себя оператор ЭДО.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Вопрос: В организации очень большой объем кассовых документов, в частности приходных кассовых ордеров (ПКО)
Так, решения судов, принятые не в пользу налогоплательщика, основаны на том, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 (определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).
Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в этой статье.
Кассовые «можно» и — «нельзя»
“ Если нужно выдать заем из выручки, мы делаем так. Накануне выдаем такую же сумму директору под отчет. На следующий день он эти деньги возвращает, и уже из них (до оприходования дневной выручки) из кассы выдаются займы. В итоге формально наличные выданы уже не из выручки, а из возвращенных подотчетником денег и нарушения не т ” .
: На наш взгляд, эта формулировка означает иное: не нужно составлять ПКО на каждую операцию приема наличных через терминал (аналогично оформлению одного ПКО на все наличные, принятые за день с использованием обычной, «нетерминальной» ККТ п. 3.3 Положения ). Поэтому то, в какую кассовую книгу записывать наличные, отправляющиеся из терминала сразу в банк, зависит от ситуации.
Что собой представляет факсимильная подпись
Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом.
Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.
Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования
В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.
- квитанций, приходных и расходных ордеров;
- записей в кассовых книгах;
- учетных бланков;
- удостоверений сотрудников;
- патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
- ведомостей и справок о зарплате работников;
- табелей учета рабочего времени;
- свидетельств о ЕГЗ;
- страховок;
- приказов, грамот, благодарственных листов;
- писем с поздравлениями;
- уведомлений;
- внутренних документов.
В каких документах печати и штампы обязательны
Обязать компанию ставить печать на документах могут только федеральные законы. В ТК РФ про печать в трудовых книжках не сказано, но во исполнение требований кодекса приняты правила заполнения книжек. А в них говорится, что титульный лист и записи о работе надо заверять печатью работодателя (п. 35 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Кстати, на зарплатных ведомостях нет места для штампа, поэтому поставить его можно где угодно, лишь бы было пустое поле на документе. Этот штамп ставят, когда по ведомости выдана вся сумма. Чтобы упростить работу кассира, можно выдать ему еще один штамп с надписью «депонировано» (см. образец). Его кассир поставит напротив фамилии сотрудника, который вовремя не пришел за зарплатой.
Подпись и факсимиле
Как правило, руководитель сам решает, на каких документах правомерно ставить его факсимильную подпись. И зачастую почти все документы внутреннего пользования подпадают под категорию «разрешить». Но факсимиле на кадровых документах запрещено! И не рекомендуется ставить факсимиле на кадровых документах, предназначенных для органов исполнительной власти и вышестоящих государственных организаций.
Гражданский кодекс разрешает использование факсимиле на первичных документах, если это напрямую предусмотрено законом, или по соглашению сторон, о чем отдельно указывается в договоре. Также с помощью клише счета не возбраняется подписывать заказ-наряды, извещения, заявки, приглашения и прочие информационные документы внутреннего и внешнего пользования предприятия. Если на оригинале документа стоит собственноручная подпись руководителя, то на копиях допускается факсимиле.
26 Июн 2018 glavurist 1081