Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек

Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

В графе 10 книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадровая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкретизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополнительной (”чужеродной”), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на должность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовавший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику (приложение 2).

Напомним, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии, что легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. В названной книге одновременно регистрируются и трудовые книжки, и вкладыши к ним.

Книга учета движения трудовых книжек

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Книга учета движения трудовых книжек

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

• У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
• Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
• Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
• На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
  • название журнала;
  • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
  • дату заведения реестра;
  • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Книга учета движения трудовых книжек

Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления. Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.

Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина. Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

Следует отметить, что, как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение “Запись недействительна” и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Второй случай. В трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. В этом случае по письменному заявлению работника ему выдается дубликат, в который последовательно переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, кроме той, которая признана недействительной (п. 1.2 инструкции и п. 33 правил).

Есть так же изменения в заполнении сведений об увольнении и увольнении с переводом. Теперь при прекращении трудового договора по основании статьи 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращение трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: «Уволен в связи переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переходом на выборную работу (должность), пункт 5 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора , пункт 7 статьи 77 ТК РФ».

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

• в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
• далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

• выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
• основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
• выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

Похожие записи
• 
  Кто Имеет Право На Субсидию На Отопление В Казани
• 
  Как Выписать Человека Из Квартиры Муниципальной Без Его Согласия
• 
  Поменять инн при смене фамилии через интернет
• 
  Сколько платит ип за работника в 2022