Можно ли ставить факсимильную подпись в трудовой книжке
Допустимо ли использовать факсимиле в трудовой книжке
Содержание
- 1 Допустимо ли использовать факсимиле в трудовой книжке
- 2 Факсимильная подпись руководителя организации
- 3 Подписываем правильно (В
- 4 В каких случаях можно использовать факсимиле
- 5 Что собой представляет факсимильная подпись
- 6 Можно ли ставить факсимильную подпись в трудовой книжке
- 7 Что можно, а — что нельзя подписывать факсимиле
- 8 Факсимиле в кадровых документах
- 9 Можно ли ставить факсимиле на кадровых приказах и в трудовых книжках
- 10 Факсимильная подпись
Согласно п. 10 Правил ведения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются ¬подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Так что вовсе необязательно нарушать закон и ставить факсимиле, раз просто работодатель может делегировать эти полномочия специалисту по кадрам или бухгалтеру, если она исполняет функции кадровика.
В некоторых случаях законодательство допускает вместо собственноручной подписи использовать её аналог — факсимиле. Вполне естественно, если в компании большое количество сотрудников да ещё и сильная текучка, а руководитель постоянно в разъездах, у кадровика возникает закономерный вопрос о возможности проставлять факсимиле в кадровых документах, в частности в трудовой книжке.
Факсимильная подпись руководителя организации
Налоговое ведомство старается максимально ограничить применение факсимиле налогоплательщиками. Однако и сами инспекторы пользоваться оттисками вместо подписей не могут (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13). Поэтому, если вам пришел штраф или любая другая бумага от налоговиков, заверенная факсимиле, можете смело оспаривать ее в суде.
Возможность и порядок применения факсимильной подписи на актах приема-передачи выполненных работ и договорах (дополнительных соглашений) должны быть предусмотрены сторонами в договоре. В противном случае такие акты могут быть не признаны судами в качестве документов, подтверждающих факт выполнения работ по договору, а сам договор могут признать незаключенным (например, Постановление ФАС ПО от 19.02.2010 № А72-10043/2009). И, как следствие, это послужит отказом в вычет НДС.
Подписываем правильно (В
В настоящее время основным документом, регламентирующим состав обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»*(1). Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В том случае, если управленческая документация оформляется на машинных носителях, используется ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».
Если ставить факсимильные подписи все-таки хочется, необходимо издать приказ по организации (утвердить положение), определяющий порядок их использования. При этом при приеме работников нужно будет ознакомить их с данным локальным актом организации под роспись, чтоб получить их согласие.
В каких случаях можно использовать факсимиле
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.
Что собой представляет факсимильная подпись
В законодательстве не указано никаких ограничений в плане использования данной подписи на счетах-фактурах. Данный документ должен быть подписан в обязательном порядке директором компании и бухгалтером, но в каком именно порядке не сказано. Но следует учитывать, что если на счете-фактуре ставят факсимильную подпись, то данный документ не должен быть зарегистрирован в книге, в которой отражают продажи и покупки, так как существуют определенные нормы по заполнению данной книги.
Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.
Можно ли ставить факсимильную подпись в трудовой книжке
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Что можно, а — что нельзя подписывать факсимиле
В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимил е Постановления ФАС МО от 16.02.2010 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 № Ф03-5231/2009; ФАС ВСО от 13.10.2009 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2009 № А55-6067/2008; ФАС СКО от 12.10.2009 № А32-12030/2007-19/302; ФАС УО от 09.12.2008 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2007 № А42-4217/2006 .
Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключенны м Постановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 .
Факсимиле в кадровых документах
Телефакс — устройство факсимильной передачи изображения по телефонной сети. Телефакс обеспечивает точное воспроизведение графического оригинала средствами печати. Телефакс состоит из:
— сканера, обеспечивающего ввод данных;
— электронного устройства, предназначенного для приема/передачи сигнала адресату;
— принтера, печатающего сообщение. Факсими́льная связь — телекоммуникационная технология передачи изображений электрическими сигналами.
Факсимиле — клише, воспроизводящее подпись официального лица. Документ, подписанный с помощью клише, имеет юридическую силу.
Телефакс — устройство факсимильной передачи изображения по телефонной сети. Телефакс обеспечивает точное воспроизведение графического оригинала средствами печати. Телефакс состоит из:
— сканера, обеспечивающего ввод данных;
— электронного устройства, предназначенного для приема/передачи сигнала адресату;
— принтера, печатающего сообщение. Факсими́льная связь — телекоммуникационная технология передачи изображений электрическими сигналами.
Факсимиле — клише, воспроизводящее подпись официального лица. Документ, подписанный с помощью клише, имеет юридическую силу.
Можно ли ставить факсимиле на кадровых приказах и в трудовых книжках
Кадровые документы , являющиеся первичными учетными документами организации , должны соответствовать законодательству о бухучете ( Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487−6-1). На основании п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица , на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом должно соблюдаться требование о наличии в первичном учетном документе обязательных реквизитов , перечень которых приведен в п. 2 обозначенной статьи. Одним из реквизитов являются подписи соответствующих лиц ( лиц , совершивших сделку , операцию и ответственных за ее оформление , либо лиц , ответственных за оформление свершившегося события). В Письме Минфина России от 26.10.2005 № 03−01−10/8−404 разъяснялось , что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.
Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ , который предусматривает воспроизведение факсимильных подписей на договорах , в отношении трудовых договоров не применяется. Это объясняется тем , что трудовые отношения , в том числе порядок заключения трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним , регулируются исключительно трудовым законодательством ( ст. 5 ТК РФ). Согласно положениям части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах , на каждом из которых стороны договора ( сотрудник и работодатель) собственноручно ставят свои подписи».
Факсимильная подпись
Факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата может быть использовано на копиях подписанных в установленном порядке документов и материалов, а также на документах и материалах, подписанных или согласованных с использованием ЭЦП при переносе на бумажный носитель.
Использование штампа с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата на документах бухгалтерской отчетности, первичных учетных документах, карточках с образцами подписей установленного образца, доверенностях на получение материальных ценностей не допускается.
26 Июн 2018 glavurist 721