Документооборот В Юридической Фирме

Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Документооборот В Юридической Фирме. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

● Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации).

Делопроизводитель – информационный фильтр организации

По поручению руководителя, а также по собственной инициативе в случае необходимости разрабатывать иные положения, инструкции, регламенты, необходимые для совершенствования системы делопроизводства и документооборота в компании; участвовать в разработке и согласовании положений и инструкций, предлагаемых другими сотрудниками/отделами, для проверки правильности составления и оформления документов

Важный документ или «лишняя бумажка»?

Проверить, входит ли выполнение порученного задания в должностные обязанности сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи. Если возникнут противоречия – предложить другую кандидатуру или уведомить руководителя о некорректности назначения ответственного лица

Еще одна форма учета договоров и корреспонденции – это реестры, они используются для экспресс-контроля наличия документа, его краткого содержания, статуса в работе, и используются всеми работниками компании для информативности.

Порядок в документации — залог успеха

Еще хочу добавить, что документация хранится в закрытых на ключ шкафах с соответствующей маркировкой на ребре папки, документы должны быть разложены по дате создания. И при помощи информации 1 С или книги учета любой документ очень быстро можно найти.

Локальные акты

Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.

Что касается практики электронного документооборота в юридической сфере на международной арене, то, например, Министерство юстиции Великобритании рассчитывает, что к 2016 году залы суда в этой стране [1] станут полностью цифровыми, а бумага, как устаревший материал, перестанет использоваться. Правительство планирует инвестировать 160 миллионов фунтов в создание цифровых судов и модернизации IT-систем в своих ведомствах, а значит, обмен информацией будет происходить в электронной форме, безопасно и эффективно. В пресс-релизе, опубликованном Министерством юстиции, говорится, что суды и Королевская служба уголовного преследования ежегодно в совокупности используют примерно 160 миллионов листов бумаги. «Если мы хотим победить в глобальной гонке, нам нужны перемены. Эти инвестиции помогут нам избавиться от устаревшей системы бумажного документооборота, превратив уголовное правосудие в цифровую общественную услугу, соответствующую самым современным стандартам», — заявил министр юстиции Дэмиэн Грин (Damian Green).

Интересное:  Со скольки лет можно возить ребенка в кресле

Возможность автоматизации

Вслед за этим объявлением британское Министерство юстиции издало в октябре 2013 года документ под названием «Раскрытие электронных документов». [2] Его основополагающий принцип гласит, что «для эффективного и рационального управления документацией необходимо использование технологий», и что «в целом необходимо предоставлять электронные документы в такой форме, которая позволит стороне, получающей документы, иметь доступ к данным документам, производить в них поиск, анализировать и демонстрировать их в той же степени, что и раскрывающая сторона».

Краткий вывод

Именно в этом случае мобильные сканеры могут существенно увеличить производительность, создавая цифровые документы с возможностью поиска по ним. Они занимают мало места, гибко подстраиваются под любые условия и способны передавать отсканированные документы в облако по одному нажатию кнопки. Мобильные высокопроизводительные сканеры наилучшим образом подходят, например, для аудиторских и юридических компаний, аптек, фармацевтических компаний или организаций, предлагающих уход на дому.

Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации: через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Интересное:  С какой суммы при продаже авто берется налог 2020

Делопроизводство юридической фирмы

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

Как выглядит документ в Диадоке?

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Поставщики и покупатели проводят при помощи юристов тысячи транзакций ежедневно: подписывают договора, осуществляют поставки, отправляют друг друг документы. Эти процессы, которые можно было бы сделать за минуты, тянутся неделями.

Вопрос финансовых взаимоотношений между юридическими фирмами и их клиентами будет актуальным всегда. Сегодня юристы могут облегчить сам процесс учета услуг и времени, используя электронные системы, и обсуждать индивидуальные скидки с клиентами. В опросе, проведенном в 2017 году Gartner и Wolters Kluwer’s ELM Solutions, 31% опрошенных не были полностью удовлетворены тем, как ведется учет времени и оформляются сметы. Благодаря электронным системам, бизнес может получать оплату по счетам быстрее, без необходимости возиться с бумажными документами и чеками и разбираться с ошибками. Это также повышает эффективность работы и снижает расходы.

3. Электронные системы учета времени и работ

Автоматизация позволяет экономить время и деньги как крупным, так и небольшим фирмам, дает возможность юристам заниматься только сложными аналитическими задачами.К примеру, 67 процентов руководителей юридических отделов уверены , что использование технологий — основной источник эффективности правовой работы.

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Интересное:  Письмо о расторжении договора аренды по инициативе арендатора образец

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

Кадровые документы

  1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
  2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
  3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Или грузчики перепутали место доставки и привезли мебель не тому человеку, который все принял и расписался в получении. Юрист знает, что возник большой правовой риск и помнит ст. 312 ГК РФ, в которой сказано: «Должник, исполняя обязательство, обязан убедится в личности кредитора и обязан потребовать от кредитора доказательств, что он является надлежащим получателем товаров, работ и услуг». Но грузчики этого не знают. И не проверяют получателя. Отсюда возникает большое количество споров, которые отчасти относятся к области управления правовыми рисками.

Например
Юрист не подписывает акт приема-передачи, и полномочия того, кому товар отгружен, проверяют водитель или экспедитор. Нарочный, доставляя документы, проверяет полномочия у секретаря — получателя. Сотрудник финансового отдела обещает скидку с корпоративного адреса (при этом Верховный Суд признает, что электронная почта может быть доказательством обмена юридически значимыми сообщениями при достоверном установлении получателя и адресата). Все эти действия могут иметь правовые последствия. А рядовой финансист, бухгалтер, кадровик, экспедитор, снабженец не всегда это осознают. Таким образом, важно взаимодействовать с другими подразделениями, сотрудниками, советом директоров, генеральным директором для грамотного построения работы, объяснения правовых рисков.

Понятие юридической службы

Два подрядчика некачественно выполнили работу. Обычно по договору подряда заказчик может отправить мотивированный отказ в течение 5-7 рабочих дней, иначе работа считается выполненной и принятой без замечаний. Итак, отказ отправлен нарочным и принят секретарем на соответствующем бланке с подписью и входящим номером. Какие здесь могут быть правовые риски?

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

2. Эффективно работать с претензиями и исками

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.