Книга учета движения трудовых книжек правила ведения
Журнал учета трудовых книжек (образец)
Содержание
- 1 Журнал учета трудовых книжек (образец)
- 2 Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
- 3 Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления
- 4 Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек
- 5 Правила ведения книги учета движения трудовых книжек
- 6 Книга учета движения трудовых книжек
- 7 Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек
- 8 Журнал учета трудовых книжек
- 9 Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- 10 Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
- регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
- фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
- отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
- собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.
Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
- согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней>
- согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления
- прием документа от принятого на работу сотрудника;
- оформление нового в том случае, если работник трудоустраивается впервые;
- выдача дубликата трудовой книжки, если это необходимо;
- оформление в нее нового вкладыша в том случае, если закончились страницы;
- выдача документа сотруднику на руки в случае увольнения.
- Твердая обложка. Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время храниться в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.
- Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
- Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
- Правильная прошивка и опломбирование. Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью. Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
- Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
- название документа;
- число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
- дата заведения документа;
- подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек
В случае смены ответственного за ведение журнала учета, производится операция передачи документации с составлением акта приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся в делопроизводстве предприятия бланков трудовых книжек, вписанных в журнал учета трудовых книжек. После этой процедуры издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового ответственного.
Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.
Правила ведения книги учета движения трудовых книжек
- Она используется до фактического ее окончания.
- Страницы нумеруются и прошнуровываются.
- Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
- Выполняется в твердой, плотной обложке.
- Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
- Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
- В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.
Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.
Книга учета движения трудовых книжек
- Получение от принятого работника его трудовой;
- Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
- Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
- Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
- Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.
Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.
Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек
- Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
- Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.
Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.
Журнал учета трудовых книжек
Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.
- Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
- Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
- Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
- Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
- Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
- Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.
Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.
В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу. В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.
Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке (ТК) делается соответствующая запись.
26 Июл 2018 glavurist 453