Кадровое делопроизводство в 2019 году пошаговая инструкция

Кадровое делопроизводство на предприятии

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Пошаговая инструкция для кадрового делопроизводства с нуля

По мере набора в штат кадровых или бухгалтерских специалистов эти функции делегируются им с четким указанием, кто за что отвечает и какой документ имеет право подписывать. Для каждой должности разрабатывается соответствующая инструкция, где определяются трудовые функции, права и уровень ответственности. Сотрудник знакомится с распорядительным документом и должностной инструкцией и расписывается:

  • трудовой договор;
  • журнал движения трудовых книжек;
  • журнал учета бланков трудовых книжек, а кроме того, и сам бланк (чтобы оформлять книжки сотрудникам, для которых это место работы первое);
  • документы по учету рабочего времени (табели Т-12 или Т-13);
  • личные карточки (Т-2);
  • приказы по кадрам и основания к ним;
  • расчетные и платежные ведомости;
  • индивидуальные расчетные листки;
  • должностные инструкции, регламенты.
Интересное:  В течение какого времени перечисляют налоговый вычет за квартиру

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор — в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)
  • справочная база «Пакет Кадровика» на CD-диске (более 3000 образцов документов, более 1500 консультаций и статей, 140 пошаговых процедур кадровых операций, 200 образцов записей в трудовые книжки и др.)

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Интересное:  Документы на смену прав при смене фамилии

Особенности кадрового делопроизводства

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

  • Составить штатное расписание с учётом норм рабочего времени для всех категорий работников (например, совместителей, беременных сотрудниц, инвалидов).
  • Утвердить документ, отражающий порядок оплаты труда. Сюда, например, включается фиксированная сумма для работников, занятых по совмещению.
  • Завести журнал для учёта работников, направленных в командировки, и отдельный журнал для учёта издаваемых приказов.
  • Разработать и принять правила внутреннего распорядка. Например, установить дисциплинарное наказание за прогулы и опоздания.

Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела — они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.

Кадровое делопроизводство 2019

Утвержден порядок независимой оценки квалификации работников. Независимая оценка квалификации – подтверждение соответствия квалификации соискателя положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным законодательством. Оценку проводят независимые центры оценки квалификации

Ввели отдельную ответственность на случай, если не сдать сведения персучета в ПФР. Так, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, ответственных сотрудников оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33.2 КоАП РФ

Интересное:  Скачать трудовой договор образец с директором ооо

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке. Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант. К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.

В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера. Это происходит потому, что ООО по сути является работодателем по отношению к единственному участнику.

Онлайн журнал для бухгалтера

  • регулировать процессы, происходящие внутри компании,
  • вовремя отслеживать проблемные места,
  • находить неиспользованные резервы,
  • но и грамотно доносить экономические и внутрисистемные процессы до органов ревизии, работа которых, в первую очередь, и направлена на проверку документации.
  • приказ, на основании которого создано штатное расписание,
  • период действия (как правило – год),
  • структурные подразделения с индексами и названиями должностей,
  • количество штатных единиц, заложенных в должность,
  • оклады, надбавки,
  • суммарные численность и заработная плата.